Prozessdigitalisierung für Unternehmen in Kempten
In fast jedem Betrieb laufen Abläufe über Papier, E-Mail und Excel-Listen und kosten dabei Zeit. Rechnungen werden ausgedruckt, abgezeichnet und wieder eingescannt, Urlaubsanträge liegen in Fächern, Prüfprotokolle werden zweimal geschrieben. Wir sehen uns diese Abläufe an und bilden sie digital ab, möglichst mit der Software, die Sie schon haben.
Was dazugehört
Eingangsrechnungen
Rechnungen kommen per E-Mail oder werden gescannt, die Daten werden ausgelesen, zur Freigabe weitergeleitet und an die Buchhaltung oder an DATEV übergeben.
Anträge und Freigaben
Urlaub, Bestellanforderungen, Reisekosten. Mit festem Freigabeweg, Vertretungsregel und einer Übersicht, wo ein Antrag gerade liegt.
Formulare und Protokolle
Prüf-, Wartungs- und Übergabeprotokolle auf dem Tablet, mit Fotos und Unterschrift, direkt am richtigen Ort abgelegt.
Dokumentenablage
Verträge, Lieferscheine und Zeugnisse an einem Ort, mit Suche, Aufbewahrungsfristen und GoBD-konformer Archivierung.
Verbindung der Systeme
ERP, Buchhaltung, CRM und Microsoft 365 tauschen Daten automatisch aus, etwa mit Power Automate oder über Schnittstellen.
So gehen wir vor
Abläufe ansehen
Wir lassen uns zeigen, wie ein Vorgang heute läuft, direkt am Arbeitsplatz der Leute, die ihn erledigen.
Prioritäten setzen
Nicht alles lohnt sich. Für jeden Ablauf schätzen wir Aufwand und Zeitersparnis und fangen mit dem an, was am meisten bringt.
Umsetzen und testen
Zuerst mit einer kleinen Gruppe, damit Fehler auffallen, bevor alle damit arbeiten.
Einführen
Einweisung, eine kurze Anleitung und ein fester Ansprechpartner für die ersten Wochen.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür neue Software?
Oft nicht. Viele Abläufe lassen sich mit Microsoft 365, Ihrer Buchhaltung oder dem ERP abbilden. Neue Software empfehlen wir nur, wenn es damit nicht sinnvoll geht.
Was bedeutet GoBD-konform?
Die GoBD sind die Regeln der Finanzverwaltung für digitale Buchführung und Archivierung. Belege müssen vollständig, unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar gespeichert sein, und das Verfahren muss dokumentiert werden.
Womit fangen wir am besten an?
Mit einem Ablauf, der häufig vorkommt, viele Leute betrifft und heute spürbar Zeit kostet. Oft sind das Eingangsrechnungen oder Urlaubsanträge. Ein schneller Erfolg dort macht die nächsten Schritte leichter.
Dürfen wir Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Grundsätzlich ja, wenn nach einem dokumentierten Verfahren gescannt wird, wie es die GoBD verlangen, und die Scans unveränderbar archiviert werden. Das BSI beschreibt ein solches Verfahren in der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN. Stimmen Sie das vorher mit Ihrem Steuerberater ab.
Funktioniert das auch mit DATEV?
Ja. Belege und Buchungsdaten lassen sich über die DATEV-Schnittstellen übergeben, zum Beispiel über DATEV Unternehmen online. Ihr Steuerberater bekommt die Unterlagen dann digital.
Was ist Power Automate?
Ein Werkzeug aus Microsoft 365, mit dem sich Abläufe zwischen Programmen automatisieren lassen, zum Beispiel: Anhang aus einer E-Mail speichern, eine Freigabe anfordern, das Ergebnis in eine Liste eintragen. Viele Betriebe haben es über ihre Lizenz bereits zur Verfügung.
Wie bekommen unsere Mitarbeitenden den neuen Ablauf mit?
Wir führen neue Abläufe zuerst mit einer kleinen Gruppe ein, sammeln Rückmeldungen und passen an. Danach gibt es eine kurze Einweisung und eine Anleitung zum Nachschlagen.