Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle Unternehmen, auch für kleinere.
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Buchhaltungssoftware des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. Ein PDF ist dagegen nur ein Bild einer Rechnung, auch wenn es per E-Mail kommt. Es gilt ab den genannten Stichtagen als sonstige Rechnung und erfüllt die Pflicht nicht mehr.
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung: ein reiner XML-Datensatz, Standard bei Rechnungen an Behörden.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht aus.
Empfang: Was schon heute gelten muss
Viele Betriebe stellen fest, dass E-Rechnungen zwar im Postfach landen, aber niemand sie öffnen kann. Eine XRechnung ist im Mailprogramm nur eine unlesbare XML-Datei. Sie brauchen eine Software, die sie anzeigt und an die Buchhaltung weitergibt, und einen festen Ablauf, damit keine Rechnung im Postfach liegen bleibt.
E-Rechnungen müssen außerdem im Originalformat aufbewahrt werden, also als XML-Datei, nicht nur als Ausdruck. Die Ablage muss so eingerichtet sein, dass die Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und lesbar bleiben.
So gehen Sie die Umstellung an
- Prüfen Sie, ob Ihre Warenwirtschaft, Handwerker- oder Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann. Oft ist das nur ein Update oder ein Zusatzmodul.
- Legen Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen fest, zum Beispiel rechnung@ihrefirma.de, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie die E-Rechnungen in die Buchhaltung gelangen.
- Richten Sie eine revisionssichere Ablage ein, die das Originalformat aufbewahrt.
- Testen Sie den Ablauf mit einigen Lieferanten und Kunden, bevor die Pflicht greift.
Wer erst im Dezember 2026 anfängt, hat wenig Spielraum, falls die Software doch nachgerüstet werden muss.
Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.